Im Vorfeld ...
... ist es unbedingt notwendig die Finanzabteilung (V3) darüber zu informieren, dass und wofür Zahlungen
mittels des ePayment-Systems erhoben werden. Ansonsten ist die Zuordnung zu einer Veranstaltung und die Buchung auf
das zugehörige Konto nicht möglich. Benötigt werden die folgendenden Angaben:
- Name der Veranstaltung
- Datum der Veranstaltung
- Höhe der Beiträge
- Ansprechpartner
Einrichtung von Buchungskonten
Für Veranstaltungen mit mehr als 20 Teilnehmern muß bei V3 die Einrichtung eines Kontos ("Workshop-Konto") für die
jeweilige Veranstaltung beantragt werden. Bei kleineren Veranstaltungen (unter 20 Teilnehmer) werden die Buchungen auf das
Sammel-Konto für Workshops "250000" transferiert. Hier werden alle Transaktionen über den Namen der Veranstaltung
abgebildet.
Teilnahme von Desy-Angehörigen
Nehmen Desy-Angehörige an einer Veranstaltung teil, so muß V3 für jeden dieser Teilnehmenden die zuständige
Kostenstelle, sofern diese mit den Beiträgen belastet werden soll, mitgeteilt werden.
Kostenstellen
Die "Workshop-Konten" verstehen sich exklusive einer Kostenstelle, die nur benötigt wird, wenn Mittel aus dem
Desy-Etat auf das "Workshop-Konto" transferiert werden sollen.
Umsatzsteuer
Da wissenschaftliche Veranstaltungen umsatzsteuerbefreit sind, werden alle Rechnungen brutto gebucht. Aus diesem Grund
darf auch für eingehende Rechnungen keine Vorsteuer geltend gemacht werden. Ist nach Beendigung des "Workshop-Kontos
"Überschuss vorhanden, so wird dieser für ein Nachfolgeprojekt bereitgehalten oder einer Kostenstelle
gutgeschrieben. Eine Unterdeckung wird im Vorfelde durch einen DIR-Beschluss unter Angabe einer Kostenstelle abgedeckt.
V3 Kontaktpersonen
Erstellung Workshop-Konten:
Claudia Söchting