Software zum
Veranstaltungs-Management
Im Umfeld
der Durchführung von Veranstaltungen wie Konferenzen und /
oder Workshops sind verschiedene begleitende Massnahmen erforderlich:
Einladungen müssen verschickt, Teilnehmer registriert,
Webseiten zur Verfügung
gestellt werden und vieles mehr.
Am DESY stehen zur Zeit zwei Werkzeuge
zur Verfügung, um diese Prozesse zu unterstützen:
AdressPLUS
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Ein Windows-Programm für Customer Relationship Management
(CRM), am DESY derzeit im wesentlichen
zur Adressverwaltung durch DIR, PR und L sowie zur
Konferenzvorbereitung nur in Zeuthen
eingesetzt.
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InDiCo
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Ein Web-basiertes Werkzeug zur Zeitplanerstellung von Konferenzen,
Workshops, etc. inklusive beispielsweise
Teilnehmerregistrierung und Archivierung
von pdf-Beiträgen.
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Detaillierte Informationen zum gegenwärtigen Status
hinsichtlich des Einsatzes und der Unterstützung zu den beiden
oben
in der Tabelle genannten Werkzeugen AdressPLUS und InDiCo finden Sie
bei Bedarf
hier
(AdressPLUS) und
hier
(InDiCo).
Beide Werkzeuge haben wie in der
Tabelle angedeutet vom Prinzip her sehr unterschiedliche
Einsatzschwerpunkte und kommen ausserdem IT-technisch sowie was den
bisherigen Anwenderkreis angeht aus komplett unterschiedlichen
Welten.
Aus diesem Grund gibt es
derzeit (4/06) Aktivitäten,
die beiden oben genannten Werkzeuge an dem bei DESY existierenden
Bedarf für Veranstaltungs-Management hin zu evaluieren. Ziel
ist es,
die diversen dezentral existierenden unterschiedlichen Ansätze
für Veranstaltungs-Management
nach Möglichkeit durch eine für DESY einheitliche
Lösung zu ersetzen,
um die Arbeit und den Datenaustausch
zu vereinfachen.
Wünsche an eine Lösung
Dazu wurden in einem ersten Schritt
die Wünsche an eine solche Lösung aufgenommen
- danach sollte folgendes möglich sein:
- Grundsätzlich Haltung von wenigen (< 10)
bis zu hunderten Datensätzen
- DESY-weites Erfassen
von Adressen für ...
- ... Personen
- ... Institute, Universitäten,
weitere Institutionen
und Organisationen
- Erfassen folgender zusätzlicher
Informationen zu Adressen:
- Definierte Stichworte
- Freie Bemerkungen
-
- Verschicken von Serien-E-Mails
- Erstellen und drucken von ...
- ... Serienbriefen
- ... Adress-Etiketten
- ... Quittungen
- ... Namensschildern, auch vor Ort während der
Veranstaltung
- ... Teilnehmerlisten
- ... Proceedings
- Buchführung (History) über ...
- ... verschickte Veranstaltungsunterlagen wie
beispielsweise Poster
- ... eingegangene Beitragszahlungen
- ... ausgestellte Quittungen
- ... begleitende Personen
- ... Hotelbuchungen
- ... Kommunikation im weitesten Sinne
- Registrierung der Teilnehmer:
- Durch diese selbst
(Web-basiert)
- Durch DESY
- Web-Darstellung des Veranstaltung-Programms
mit Raumangaben, Zeitplan, etc.
Darüber hinaus zu
klärende Punkte:
- Datenaustausch mit JACOW möglich?
Nächste Schritte
Im nächsten Schritt wird es
für interessierte Anwender/innen Vorführungen von
AdressPLUS und InDiCo geben (Mitte Mai 2006), bevor das weitere
Vorgehen
abgestimmt wird.
Kontakt
Bitte wenden Sie
sich an das
UCO
- es leitet Ihre
Anfragen jeder Art in die geeigneten Kanäle.